PhraseExpress Enterprise führt neue Automatisierungsfunktionen ein

PhraseExpress Enterprise unterstützt jetzt lokale und cloudbasierte KI-Dienste für die fortschrittliche Textbearbeitung. Die neue Version der leistungsstarken Textautomatisierungssoftware integriert selbst gehostete KI-Lösungen wie "Ollama" mit "Llama 3" sowie die "GPT4All"-Engine, wodurch Unternehmen ihre Textbearbeitung deutlich effizienter gestalten können. Darüber hinaus bietet PhraseExpress nun auch Unterstützung für das cloud-basierte Microsoft Azure Entra, den Nachfolger von "ActiveDirectory".

Die Software erstellt, bearbeitet und übersetzt Textbausteine mithilfe einer lokal installierten KI mit GPU-Unterstützung und optional auch mit Online-KI Diensten wie OpenAI/ChatGPT oder DeepL. Dabei unterstreicht PhraseExpress seine Teamfähigkeit durch eine Client-Server-Architektur, die den gemeinsamen Zugriff auf zentral gespeicherte Textbausteine im Netzwerk ermöglicht. Zusätzlich bietet der neue SQL Client Manager eine bequeme Verwaltung von Software-Updates und verteilt neue Versionen automatisch an alle Windows Clients im Netzwerk. In der Enterprise Edition enthält PhraseExpress außerdem einen Dokumentengenerator, mit dem sich komplette Dokumente wie Verträge, Gutachten oder Berichte aus Textbausteinen generieren lassen – all dies bei einer Benutzeroberfläche, die einfach und für jeden verständlich ist.

Welche Probleme löst die neue Automatisierung in PhraseExpress?

Die neue Automatisierung in PhraseExpress Enterprise beseitigt zahlreiche Hürden im täglichen Arbeitsablauf. Zunächst ermöglicht die Software nun die schnelle Auswahl von Textbausteinen in verschiedenen Sprachen, wodurch mehrsprachige Kommunikation deutlich effizienter wird. Darüber hinaus können starre Textbausteine in natürlich klingende Varianten umgewandelt werden – wahlweise automatisch mit KI-Unterstützung. Dies sorgt für persönlichere E-Mails, Supportantworten und Serienanschreiben bei gleichzeitiger Zeitersparnis.

Ein weiteres gelöstes Problem ist die Wiederverwendbarkeit von Ausgaben. Wurde ein Textbaustein nicht korrekt ausgegeben oder wird an anderer Stelle erneut benötigt, kann die letzte Ausgabe einfach wiederholt werden – ohne Formulare neu auszufüllen oder Variablen neu zu berechnen.

Besonders innovativ ist die präzise Steuerung des Ausgabeziels. Textbausteine können nun gezielt in bestimmte Programme eingefügt, in die Zwischenablage kopiert, als Datei gespeichert oder per E-Mail versendet werden. Die Enterprise Edition glänzt außerdem durch die Anbindung an Macro Recorder, wodurch wiederkehrende Arbeitsabläufe wie bei einem Videorekorder aufgenommen und auf Knopfdruck abgerufen werden können.

Administratoren profitieren vom SQL Client Manager, der Software-Updates verwaltet und neue Versionen automatisch an alle Windows-Clients im Netzwerk verteilt. Die Migration von Einstellungen wurde ebenfalls vereinfacht – alle Daten lassen sich in einer einzelnen Datei speichern und mit wenigen Klicks auf einen neuen PC übertragen.

Wie funktioniert die Automatisierung in der Praxis?

Die praktische Umsetzung der Automatisierung in PhraseExpress Enterprise erfolgt hauptsächlich über die Integration mit dem Macro Recorder. Diese leistungsstarke Kombination ermöglicht es, Maus- und Tastaturbewegungen aufzuzeichnen, Klicks an bestimmten Positionen auszuführen und sogar Text vom Bildschirm zu lesen.

Um eine Automatisierung zu erstellen, sind folgende Schritte notwendig:

1. Zunächst wird ein neuer Textbaustein in PhraseExpress angelegt

2. Anschließend wählt man im Makromenü den Befehl "Automatisierung » Macro Recorder"

3. Während der Aufnahme werden alle gewünschten Aktionen im Macro Recorder aufgezeichnet

4. Nach Beendigung der Aufnahme wird die Automation im Textbaustein gespeichert

Neben dem Macro Recorder bietet PhraseExpress Enterprise weitere Automatisierungsfunktionen. Dazu gehören das automatische Erstellen von E-Mails (auch im HTML-Format), das Öffnen von Internetseiten und Dateien sowie das Starten von Programmen. Besonders hilfreich ist die Programfokus-Funktion, die zu einer bestimmten Anwendung wechseln kann, basierend auf dem Fensternamen.

Für komplexere Abläufe steht außerdem die Schleifenfunktion zur Verfügung, die Inhalte mehrfach wiederholen kann. Variablen können dabei zwischen PhraseExpress und Macro Recorder ausgetauscht werden, wodurch noch dynamischere Automatisierungen möglich sind.

Für die vollständige Nutzung ohne Lizenzhinweise werden sowohl eine PhraseExpress Enterprise Edition als auch eine Macro Recorder Enterprise Edition Lizenz benötigt.

Was macht die Enterprise Edition besonders leistungsfähig?

Die PhraseExpress Enterprise Edition hebt sich durch einen umfassenden Funktionskatalog deutlich von den Standard- und Professional-Editionen ab. Nach über 23 Jahren Entwicklung bietet diese Version einen unvergleichlichen Funktionsumfang bei gleichzeitig intuitiver Bedienung.

Ein zentrales Merkmal ist die Client-/Server-Architektur, die eine zentrale Bereitstellung von Textbausteinen im Unternehmen ermöglicht. Die Enterprise Edition unterstützt Microsoft SQL Server, cloudbasiertes Azure oder Amazon SQL sowie Citrix/TerminalServer. Besonders wertvoll ist zudem das umfassende Zugriffsrechtesystem nach Benutzernamen, Arbeitsgruppen, Domänen oder Benutzergruppen mit Entra/Microsoft ActiveDirectory-Integration.

Für die Datensicherheit sorgen AES-verschlüsselte Datenspeicherung und Netzwerkübertragung sowie fortlaufende Dateisicherung mit Wiederherstellungsoption. Jeder Textbaustein verfügt über ein Änderungsprotokoll inklusive Benutzername und ermöglicht die Wiederherstellung früherer Versionen.

Die Enterprise Edition bietet außerdem exklusive Funktionen wie:

• Dokumentengenerator für komplette Verträge und Berichte

• KI-Unterstützung für Textbearbeitung

• Einbettung externer Datenbankfragen

• Mehrsprachige Textbausteine

• MS Outlook Add-In

• Dynamische Formularelemente

Dadurch eignet sich die Enterprise Edition besonders für Unternehmen, die eine zentrale Verwaltung und umfassende Textautomatisierung benötigen, während gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards gewährleistet werden.

Systemanforderungen

Für den Betrieb von PhraseExpress Enterprise werden handelsübliche Computer benötigt, die in den letzten zehn Jahren hergestellt wurden. Das Programm läuft auf Windows 10/11 Betriebssystemen und ist außerdem für Apple macOS sowie iPhone/iPad verfügbar.

Hinsichtlich des Speicherbedarfs benötigt die Software etwa 200 MB freien Festplattenspeicher für die Programminstallation zuzüglich Platz für die eigentlichen Textbausteine. Abhängig vom Umfang der genutzten Funktionen gibt es weitere Voraussetzungen:

• Das optionale Outlook Add-in setzt eine lokale Microsoft Outlook Installation voraus

• Erweiterte Funktionen wie Dateiexport, Dokumentengenerator und die Ausgabe von Textbausteinen in Dateien erfordern eine lokale Microsoft Word Installation

• Microsoft-spezifische Funktionen für Word, Excel und Outlook benötigen entsprechende lokale Installationen dieser Programme

Obwohl frühere Betriebssystemversionen möglicherweise unterstützt werden, wird dies vom Hersteller nicht mehr getestet. Es empfiehlt sich daher, vor dem Kauf die kostenlose Demoversion zu testen, um die Kompatibilität mit der individuellen Systemumgebung sicherzustellen. Diese Testversion ermöglicht zudem, alle Funktionen sämtlicher Editionen auszuprobieren und sich mit dem Funktionsumfang vertraut zu machen.

Detaillierte und aktuelle Systemvoraussetzungen finden Interessenten jederzeit auf der offiziellen Downloadseite für die Windows- und Mac-Version.