Microsoft Exchange – für eine optimierte Kommunikation

Eine zuverlässige und schnelle Kommunikation sowie eine sinnvolle Aufgabenteilung sind für Unternehmen wesentliche Voraussetzungen für den wirtschaftlichen Erfolg. Das betrifft sowohl die interne Kommunikation als auch die mit Geschäftspartnern und Kunden. Die Grundlage dafür bieten effiziente Strukturen und Prozesse sowie zuverlässige Software. Microsoft Exchange wurde genau für diesen Anwendungszweck entwickelt.

Was ist Microsoft Exchange?

Die zu Beginn als reines E-Mail-System entwickelte Software Microsoft Exchange Server ist heute vielmehr zu einer integrativen Groupware- und E-Mail-Transport-Server-Software herangewachsen. Wo in kleineren Unternehmen oft nur eine oder wenige Personen E-Mails lesen und beantworten, sind es in größeren Unternehmen oft ganze Abteilungen. Ab einer bestimmten Betriebsgröße ist es daher wichtig, dass die Aufgaben und Zuständigkeiten dabei effektiv verteilt sind. Nur so können doppelt beantwortete E-Mails sowie das Untergehen von Nachrichten vermieden werden und damit ein reibungsloser Geschäftsablauf gewährleistet werden.

Aber Microsoft Exchange kann noch für viel mehr Zwecke genutzt werden als für die Organisation des unternehmenseigenen E-Mail-Systems. Die Software dient neben der zentralen Ablage und der Verwaltung von E-Mails auch als Organisationsplattform der unternehmensinternen Zusammenarbeit. Dabei können sowohl Kontakte und Termine als auch Aufgaben und andere Elemente miteinander geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Damit trägt Microsoft Exchange zu einer deutlichen Vereinfachung der Koordinierung und des Austauschs untereinander bei.

Welche Voraussetzungen müssen für MS Exchange gegeben sein?

Damit Microsoft Exchange genutzt werden kann, wird eine Windows-Server-Software benötigt. Daneben ist auch eine entsprechende Client-Software notwendig. In den meisten Fällen wird dazu Microsoft Outlook aus den Reihen der Office-Programme von Microsoft genutzt. Microsoft Exchange erhalten Sie bereits mit einer integrierten browserbasierten Webanwendung in Form von Outlook on the Web.

Microsoft Exchange – die Funktionen

Was ursprünglich als einfaches E-Mail-System entwickelt wurde, stellt sich heutzutage als komplexe Groupware-Lösung dar. Zum breiten Funktionsumfang von Microsoft Exchange gehören vor allem folgende Features:

• E-Mail-Verwaltung

• integrierte Kalenderfunktion zur Koordination und Planung von Terminen

• globales Adressbuch zur Ablage von Kontakten, Adressen und Notizen

• mobiler Zugriff dank ActiveSync-Technologie

• Zustellung von E-Mails über SMTP sowie der Abruf via POP3/IMAP4

• zertifikatsbasierte Authentifikation

• intelligenter Spamfilter mit SmartScreen-Technologie

• Einrichtung einer globalen Annahme- und Blockierliste

• Unterstützung von Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)

• automatisierter Virenscanner von Maileingängen sowie die Möglichkeit Antivirenprogramme von Drittanbietern einzubinden

• Unterstützung von Sender-ID-E-Mail-Authentifizierungsprotokoll

• Maßnahmen zur Vermeidung von Datenverlusten (Data Loss Protection)

Innerhalb von Microsoft Exchange werden die auf dem Server gespeicherten Daten grundsätzlich in die persönlichen sowie die gemeinsam genutzten Daten unterteilt. Die öffentlichen Ordner der gemeinsam genutzten Dateien vereinfachen die Zusammenarbeit in Gruppen und Teams.

Während Microsoft Outlook in den meisten Fällen als Front-End-Anwendung zum Einsatz kommt, kann Microsoft Exchange auch in Kombination mit Novell Evolution unter dem Betriebssystem Linux verwendet werden. Der Zugriff ist aber auch über die Web-App von Outlook sowie über mobile Geräte möglich.

Mit Microsoft Exchange kann auch der Funktionsumfang von Microsoft Outlook erweitert werden. Dazu gehört beispielsweise das Einrichten neuer Mailregeln, welche direkt auf dem Server abgearbeitet werden, ohne dass der Nutzer seinen eigenen Rechner anschalten muss. Auch lässt sich ein automatisierter Abwesenheitsassistent zur automatischen Beantwortung eingehender Mails mit einer entsprechenden Notiz einstellen.

Zudem lassen sich auch Kalender für andere Nutzer freigeben. So sehen Einladende bei der Planung gemeinsamer Teambesprechungen beispielsweise direkt, ob der Eingeladene zur geplanten Zeit verfügbar ist oder nicht.

Was bieten die einzelnen Editionen von Microsoft Exchange?

Microsoft Exchange kann in zwei unterschiedlichen Editionen erworben werden. Zur Verbesserung der Kommunikation, der Zusammenarbeit und des Austauschs können Sie dabei wählen zwischen:

• Microsoft Exchange Standard

• Microsoft Exchange Enterprise

Microsoft Exchange Standard – was bietet es?

Sie planen, Microsoft Exchange in einem kleinen oder mittleren Betrieb einzusetzen? In diesem Fall kann die Standard-Edition, beispielsweise Microsoft Exchange Server 2019 Standard, empfohlen werden. Sie bietet einen guten Umfang wertvoller Funktionen. Einer der wesentlichen Unterschiede zu Microsoft Exchange Enterprise besteht darin, dass lediglich bis zu fünf Datenbanken eingerichtet werden können. In den meisten Fällen reicht dies für kleine und mittlere Betriebe allerdings vollkommen aus.

Was kann Microsoft Exchange Enterprise?

Für größere Unternehmen, die ihre internen sowie externen Kommunikations- und Kooperationsprozesse verbessern möchten, empfiehlt sich die Enterprise-Version, zum Beispiel Microsoft Exchange Server 2016 Enterprise. Vor allem die Arbeitsproduktivität in der Teamarbeit kann damit gesteigert werden. Intelligente Filtertechnologien analysieren die Arbeitsweise der Nutzer und wichtige Nachrichten können anhand spezifischer Vorgaben gefiltert werden. Dadurch lässt sich die Priorisierung von Aufgaben zusätzlich erleichtern.

Wird darüber hinaus auch OneDrive for Business an das System angeschlossen, kann die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und Dateien dank der in Echtzeit stattfindenden Freigabe, Aktualisierung und Bearbeitung der Daten optimiert werden. Während Exchange Server Standard vor allem für kleine und mittlere Unternehmen zu empfehlen ist, eignet sich die Enterprise Edition vor allem für größere Unternehmen mit einem hohen Datenaufkommen, da bis zu 100 Datenbanken an das Programm angeschlossen werden können.

Produktivitätssteigerung dank zusätzlicher Software von Lizenzguru

Damit die unternehmensinternen Abläufe weiter verbessert werden können, gibt es entsprechend passende Software. Im Onlineshop von Lizenzguru finden Sie daher neben Microsoft Exchange auch weitere Zugriffslizenzen & CALs für die Serverprogramme von Microsoft. Für den Büroalltag können außerdem weitere Office-Programme nützlich sein. Selbstverständlich kümmern wir uns auch um den Schutz Ihrer Daten mit zuverlässigen Antivirenprogrammen.

Nutzen Sie noch heute Microsoft Exchange in Ihrem Betrieb

Dank Microsoft Exchange können zahlreiche unternehmensinterne Prozesse optimiert werden. Insbesondere in der unternehmensinternen Kommunikation und der teamübergreifenden Zusammenarbeit sind die diversen Funktionen von Microsoft Exchange hilfreich. Neben der Lizenz zur Nutzung von Microsoft Exchange sowie weiterer Software erhalten Sie bei uns auf Wunsch auch eine ausführliche und umfassende Beratung. Gemeinsam finden wir so die passende Softwarelösung für Ihre Ansprüche.

Auf lange Lieferzeiten sind Sie bei Lizenzguru nicht angewiesen. Sie erhalten den Lizenzschlüssel zu Ihrem gewünschten Programm sowie alle benötigten Informationen in einer E-Mail bereits wenige Sekunden nach dem Kauf. Dem Download und der Installation sowie der Einrichtung Ihrer neuen Software steht damit nichts