Geheime Funktionen in ABBYY FineReader PDF 16 Corporate, die kaum einer kennt

Mit der Unterstützung von über 198 OCR-Sprachen und einer beeindruckenden Genauigkeitsrate von bis zu 99% setzt ABBYY FineReader PDF 16 Corporate neue Maßstäbe in der Dokumentenverarbeitung. Tatsächlich gehören sogar alte europäische Sprachen und gotische Schriftarten zum Repertoire dieser leistungsstarken Software.

Während viele Nutzer die grundlegenden Funktionen kennen, bleiben zahlreiche fortgeschrittene Features oft unentdeckt. Darüber hinaus bietet die Software nicht nur erstklassige OCR-Funktionen, sondern auch umfassende Werkzeuge für die PDF-Bearbeitung, Zusammenarbeit und den Dokumentenvergleich. Die nahtlose Integration mit beliebten Unternehmenslösungen wie Microsoft Office, SharePoint und Google Drive macht sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug im modernen Büroalltag.

In diesem Artikel werden die versteckten Funktionen und weniger bekannten Möglichkeiten von ABBYY FineReader PDF 16 Corporate aufgedeckt, die den Arbeitsalltag erheblich effizienter gestalten können.

Versteckte OCR-Funktionen für perfekte Texterkennung

Die OCR-Technologie ist das Herzstück von ABBYY FineReader PDF 16 Corporate. Dennoch bleiben viele leistungsstarke Funktionen selbst erfahrenen Nutzern oft verborgen.

Ein bemerkenswertes Feature ist das sogenannte GlyphRecovery, das die Kodierung von Zeichen in PDFs mit fehlerhafter Textkodierung automatisch rekonstruiert. Diese Funktion erhöht die durchschnittliche Genauigkeit der Textextraktion aus solchen PDFs um beeindruckende 36% im Vergleich zu früheren Versionen. Außerdem ermöglicht die neue Version die Erstellung durchsuchbarer PDFs aus dem Vektorformat SVG.

Bei der Texterkennung bietet das Programm zwei Hauptmodi, die vielen Anwendern nicht bekannt sind:

• Gründliche Erkennung – analysiert komplexe Layouts, farbige Hintergründe und anspruchsvolle Tabellen (einschließlich solcher mit weißen Gitternetzlinien)

• Schnelle Erkennung – optimiert für große Dokumente mit einfachen Layouts und hochwertigen Bildern

Für PDFs mit Textebenen stehen zudem drei spezielle Erkennungsmodi zur Verfügung:

1. Automatische Auswahl zwischen OCR und PDF-Text

2. OCR-Verwendung (ideal für Dokumente mit minderwertigen Textebenen)

3. Ausschließliche Verwendung des PDF-Textes

Besonders nützlich ist die automatische Hintergrunderkennung im PDF-Editor. Diese Funktion ermöglicht das Suchen und Kopieren von Text selbst in Dokumenten ohne Textebene, ohne dass permanente Änderungen am Dokument vorgenommen werden.

Für komplexe Dokumente verfügt ABBYY FineReader PDF 16 Corporate über fortschrittliche Analysefunktionen, die Strukturelemente wie Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Inhaltsverzeichnisse und Listen automatisch erkennen können. Diese Elemente werden beim Speichern anklickbar.

Weniger bekannt ist auch die Trainingsmöglichkeit für spezielle Texterkennung. Sie eignet sich besonders für:

• Texte mit Sonderzeichen (z.B. mathematische Symbole)

• Texte mit dekorativen Elementen

• Große Textmengen aus minderwertigen Bildern (mehr als 100 Seiten)

Für Unternehmensumgebungen besonders wertvoll ist die Möglichkeit, Barcodes automatisch in Zeichenketten umzuwandeln statt sie als Bilder zu speichern – eine Option, die standardmäßig deaktiviert ist.

Die automatische Bildvorverarbeitung umfasst zahlreiche wenig bekannte Funktionen wie die Korrektur von Trapezverzerrungen, die Entfernung von ISO-Rauschen und die Beseitigung von Bewegungsunschärfen.

Unbekannte Automatisierungsmöglichkeiten im ABBYY FineReader PDF 16 Corporate

Eines der herausragenden Merkmale, das ABBYY FineReader PDF 16 Corporate von der Standard-Version unterscheidet, ist die umfangreiche Automatisierungsfunktionalität. Diese leistungsstarke Komponente bleibt für viele Anwender dennoch ein verborgener Schatz.

Im Mittelpunkt der Automatisierungsfunktionen steht ABBYY Hot Folder, ein Planungswerkzeug, das Dokumente verarbeiten kann, während der Computer nicht genutzt wird – beispielsweise über Nacht. Besonders praktisch: Hot Folder überwacht verschiedene Quellen auf neue Dokumente, darunter lokale Ordner, Netzwerkordner, FTP-Server und sogar Outlook-Postfächer.

Die Einrichtung erfolgt über einen benutzerfreundlichen Assistenten ohne Programmierkenntnisse. Der Workflow lässt sich in vier einfachen Schritten konfigurieren:

1. Quelle der Dokumente festlegen

2. Zeitplan definieren (einmalig oder wiederkehrend)

3. Verarbeitungsoptionen konfigurieren

4. Speicherort und Format für die konvertierten Dateien bestimmen

Darüber hinaus bietet das Programm auch individuelle automatisierte Aufgaben. Falls die integrierten Standardaufgaben nicht ausreichen, können Nutzer eigene Workflows aus verschiedenen Verarbeitungsschritten erstellen. Diese benutzerdefinierten Aufgaben lassen sich exportieren und bei Bedarf wiederverwenden – ein enormer Zeitgewinn bei regelmäßigen Dokumentenverarbeitungen.

Die automatische Dokumentenverarbeitung erweist sich besonders wertvoll für:

• Erstellung durchsuchbarer PDFs aus Scans und fotografierten Dokumenten

• Konvertierung von PDFs, Scans und Dokumentbildern in bearbeitbare Formate

Ein weiterer Vorteil: Hot Folder arbeitet im Hintergrund und verbraucht wenig Systemressourcen. Dadurch können Anwender währenddessen problemlos mit anderen Anwendungen weiterarbeiten. Für Organisationen mit umfangreichen Dokumentenbeständen bieten diese Automatisierungsfunktionen erhebliche Effizienzsteigerungen und reduzieren manuelle Eingriffe auf ein Minimum.

Bei der Verarbeitung größerer Dokumentenmengen ist Hot Folder zudem der Mehrfachkonvertierungsfunktion im Standardmodus überlegen, da es die Arbeiten effizienter im Hintergrund erledigt.

Geheime Sicherheits- und Zusammenarbeitsfunktionen

Neben den leistungsstarken OCR- und Automatisierungsfunktionen verfügt ABBYY FineReader PDF 16 Corporate über erstklassige Sicherheits- und Zusammenarbeitsfunktionen, die vielen Nutzern unbekannt sind.

Besonders hilfreich ist das integrierte Dokumentenvergleichstool. Dieses ermöglicht es, zwei Versionen eines Dokuments schnell und zuverlässig zu vergleichen – selbst wenn sie in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Die Software erkennt dabei relevante Textänderungen und ignoriert unwichtige Unterschiede wie Formatierungen oder Zeilenumbrüche, was die Überprüfung 5 bis 20 Mal schneller macht. Die Vergleichsergebnisse können auf verschiedene Weise exportiert werden:

• Als Microsoft Word-Datei mit Änderungsverfolgung

• Als PDF-Dokument mit Kommentaren

• Als Microsoft Word-Tabelle mit einer Übersicht aller Unterschiede

Die Redaktionsfunktion bietet einen zuverlässigen Schutz sensibler Informationen. Anders als bei einfachem Schwärzen mit schwarzen Balken entfernt ABBYY FineReader den Text tatsächlich aus allen Dokumentebenen – einschließlich der Bildebene bei gescannten Dokumenten. Das Programm ermöglicht zudem die gleichzeitige Suche und Redaktion bestimmter Schlüsselwörter im gesamten Dokument.

Darüber hinaus bietet die Software umfassende Optionen für digitale Signaturen. Nutzer können Dokumente digital signieren und die Authentizität bestehender Signaturen überprüfen. Bei der Signaturerstellung lassen sich verschiedene Parameter festlegen, darunter Grund der Signatur, Ort, Kontaktdaten und sogar benutzerdefinierte Bilder. Für die Zeitstempelung können spezielle Server genutzt werden.

Außerdem unterstützt die Software verschiedene Passwortschutzstufen. Diese beschränken entweder das Öffnen des Dokuments selbst oder bestimmte Aktionen wie Drucken, Bearbeiten oder das Extrahieren von Informationen.

Ein weiteres nützliches Feature ist das Entfernen versteckter Daten. Über das Tool "Objekte und Daten löschen" können Metadaten, Kommentare, Anlagen, Lesezeichen und andere nicht sichtbare Informationen permanent aus dem Dokument entfernt werden – ideal für die Wahrung von Vertraulichkeit und Datenschutz.

ABBYY FineReader PDF 16 Corporate unterstützt zudem den Vergleich mehrsprachiger Dokumente in 40 Sprachen, einschließlich mehrsprachiger Dokumente. Die Software kann die Dokumentsprache automatisch erkennen, was die Zusammenarbeit in internationalen Teams erheblich erleichtert.

ABBYY FineReader PDF 16 Corporate erweist sich als deutlich leistungsfähiger als viele Nutzer vermuten. Die Software bietet nicht nur erstklassige OCR-Funktionen mit beeindruckender Genauigkeit, sondern auch fortschrittliche Automatisierungsmöglichkeiten durch Hot Folder sowie umfassende Sicherheits- und Zusammenarbeitsfunktionen.

Besonders die versteckten Funktionen wie GlyphRecovery, automatische Hintergrunderkennung und mehrsprachiger Dokumentenvergleich machen das Programm zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen. Diese Features sparen Zeit, steigern die Produktivität und vereinfachen die tägliche Dokumentenverarbeitung erheblich.

Die Kombination aus leistungsstarker OCR-Technologie, intelligenter Automatisierung und zuverlässigen Sicherheitsfunktionen macht ABBYY FineReader PDF 16 Corporate zu einer umfassenden Lösung für moderne Dokumentenmanagement-Anforderungen. Nutzer, die sich die Zeit nehmen, diese versteckten Funktionen zu entdecken und anzuwenden, werden schnell deren Mehrwert im Arbeitsalltag erkennen.

Systemanforderungen

• Betriebssystem: Windows 11, 10, 8.1, 7 (64-Bit)
• Prozessor: Dual-Core oder besser
• RAM: Mindestens 4 GB (empfohlen: 8 GB oder mehr)
• Festplatte: 1,6 GB freier Speicherplatz für die Installation
• Bildschirmauflösung: 1024×768 oder höher